第一章 总 则
第一条 为使省政协机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国家有关规定，结合本机关实际情况，特制定本规定。
第二条 政协机关公文(包括电报，下同)，是传达贯彻党的路线、方针、政策，履行政治协商、民主监督、参政议政职能以及领导和指导工作，请示和答复问题，报告情况，商洽事项，交流经验的重要工具。
第三条 公文处理是包括公文拟制、办理、管理等一系列衔接有序的工作，其主要内容是：
(一)公文的拟制、校核和签批。
(二)公文的核发、印制和用印。
(三)公文的签收、登记、分发和传递。
(四)公文的拟办、请办、承办和催办。
(五)公文的传阅。
(六)公文的利用、管理、清退和销毁。
(七)公文的立卷和归档。
第四条 公文处理坚持实事求是的原则。按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到及时、准确、安全、保密。
第五条 办公厅秘书处主管本机关公文处理工作，并对各委办、处室的公文处理工作进行指导。
第二章 公文种类
第六条 本机关常用公文种类：
(一)决议：适用于政协全体会议或常务委员会议讨论通过，需要表明态度，要求贯彻执行的重要事项。
(二)决定：适用于对重要事项作出决策和安排，奖惩单位及个人，变更或撤销有关事项。
(三)建议案：适用于常委会议、主席会议就全省政治、经济和社会发展中的一些重要问题，向省委、省政府提出的建议。
(四)建议：适用于各专门委员会向省有关部门提出的建议。
(五)规定：适用于对特定范围内的工作或事务制定具有约束力的行为规范。
(六)通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位、人员周知或者共同执行的事项，任免干部。
(七)通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
(八)报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
(九)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复：适用于对政协隶属部门的请示给予答复。
(十一)意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十三)会议纪要：适用于记载和传达会议主要精神和议定事项。
(十四)社情民义：适用于政协组成单位、界别或委员向省领导和有关部门反映与人民群众密切相关并急待解决的社会热点、难点问题。
(十五)其他，如调查报告、工作要点、会议纪录、大事记、工作总结等，也属本机关常用公文，其行文格式和处理办法按本《规定》原则办理。
第七条 本机关文件发布的主要形式及适用范围。
(一)《政协江苏省委员会文件》(发文号为“苏政协发”)，主要用于发布全委会议通过的重要工作部署，增补、撤销委员，以及全委会议、常委会议、主席会议通过的重要决定、意见和建议。
(二)《政协江苏省委员会办公厅文件》(发文号为“苏政协办发”)，主要用于办公厅受常务委员会、主席会议委托交办的文件，报送专门委员会调查报告，有关重要问题的情况反映，重要会议、活动的通知，机关日常工作中重大问题的处理意见，机关人事任免事项，机关工作的制度规定，文秘及行政管理事项等。
(三)省政协机关与外单位联系商洽具体事务性工作，一般用政协江苏省委员会套红公函纸行文(发文号为“苏政协办函”)。
第三章 公文格式
第八条 政协机关公文一般由发文机关名称、密级、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件、机关印章、成文日期、主题词、抄送单位、印发机关、印制日期和份数等组成。
(一)公文名称应当写全称或者规范化简称，用醒目、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，发文号之上，居中。联合行文，主办机关应当排列在前。
(二)秘密公文应当根据有关规定的划密范围，在首页公文名称左上方分别标别“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号。
(三)紧急公文应当在首页公文名称左上方标明“特急”或“急”；由起草人提出，核稿人、签发人审定。紧急电报应当标明“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。
(四)发文字号(包括机关代字、年份、序号)应当在首页公文名称正下方，横线之上，居中，上空15毫米，3号仿宋标注。联合行文只标主办单位机关发文字号。
上报的请示公文，应当在发文字号右侧标注“签发人”，后面标注签发人姓名。
(五)标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。标题中除去法规、规章 名称加书名号外，一般不用标题符号。标题居中，红线下20毫米，2号标宋标注；转行时不能破词断意。
(六)会议通过的文件，应当在标题之下，空1行，括号内用3号楷体注明会议名称和通过日期，宽度不超过21个字。
(七)主送机关名称上空15毫米，左齐；字体应当与正文一致，用3号仿宋；批语、按语、副标题等，用楷体。
(八)使用简称时，应当先用全称，再注明简称。
(九)必须使用国家法定计量单位。
(十)公文中结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
(十一)公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语等必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数码；统计数字要准确。
(十二)引用公文应当先引标题，后引发文字号；写明具体的年、月、日。
(十三)公文如有附件，应当在正文之后，另起行空2格注明附件、序号和标题。附件一般与主件合订发送，如不能合订，应在附件首页左上角注明主件的发文字号，与主件同时发送。
(十四)公文除会议纪要外，应加盖印章；联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。用印位置上不压正文，下压成文日期。
(十五)成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准；电报发出日期为准；右空4个3号字标注。决议、决定、规定、意见等正文之前不标明主送机关的公文，成文日期加圆括号标注于标题下方居 中位置。
(十六)附注，在成文日期左下方标注。
(十七)主题词，按《公文主题词表》(中共中央办公厅秘书局编)标注，位于抄送栏横线之上 左端，用3号黑体，词目用3号仿宋，词目间空一格。函、会议纪要等主题词，不用横线与抄 送、分送栏隔开。主题词的标注要准确、完整、规范。
(十八)除主送机关外，需同时送其他机关的，一般用抄送。抄送机关按党委、人大、政府、法院、检察院、军队、机关 部门、群众团体、企业等顺序排列，用规范化简称。抄送栏、印发栏、印数栏用3号仿宋，页码用5号字。
第九条 公文用纸为16开型(长260毫米、宽184毫米)，左侧装订。版心200毫 米×135毫米；3号字每页20行，每行25字。
第四章 行文规则
第十条 机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十一条 向上级机关的请示，应当一文一事，一般只写一个主送机关。除领导人直接交办 或者指定索要的公文外，不得直接送领导个人，也不得既写主送机关，同时又写主送、抄送 领导人。
第十二条 下级机关应当向直接上级机关行文，一般不得越级。
第十三条 请示性质的公文不得同时抄送同级和下级机关。确需抄送同级和下级机关的，在上级机关批复前，不得擅自按请示的内容执行。
第十四条 省政协和省政协办公厅与其他同级机关之间必要时可以联合行文 。
第十五条 请示与报告必须严格分开、不得在报告中夹带请求批示或者批准的事项。公文标题不得用“请示报告”字样。
第十六条 不相隶属机关之间商洽工作一般用函行文。
省政协机关内设处、室不得对外正式行文。
第五章 公文办理
第十七条 公文办理分为收文和发文。办公厅秘书处按照公文办理程序， 实行岗位责任制，确保公文处理工作的高质量和高效率。
第十八条 收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程 序。
(一)秘书处机要室每天收到的各种公文、资料，应及时进行签收、拆封、登记、编号。除写明姓名“亲收”文件由本人拆封外，其他一律由机要室签收。
(二)代表机关外出参加会议带回的会议文件，应交秘书处机要室登记存档。需送领导阅示的公文，统一由机要室签收、送阅。
(三)收到的各级公文、重要简报、参考资料等，按照阅文范围，分送领导和 有关处室。
(四)收到需要办理的公文，由秘书处审核是否应由本机关办理。经确认，秘书处负责人签署拟办意见送办公厅分管领导同志批示后，交承办单位办理。
第十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，秘书处负责跟踪催办 。
第二十条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十一条 草拟公文应当做到：
(一)情况确实，观点明确，条理清楚，语句通顺，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力 求简短。
(二)人名、地名、数字、引文准确。
(三)用词用字准确规范。
(四)符合本《规定》的要求。
第二十二条 草拟公文时，应根据行文目的，行文涉及范围、行文机关与主送机关的关系等因素，参照本《规定》第六、七条确定公文的种类。
第二十三条 公文送领导人签发阅批之前，各专门委员会及各处室负责人应当认真做好审核工作。审核的重点是：是否需要行 文，公文内容、文种使用、文字表达、公文格式、行文规则、办理程序等是否符合要求。
第二十四条 文稿如需作较大修改，应与拟稿部门协商或请其修改；如文稿已经领导人审批，修改后需经原审批领导复审、签发。
第二十五条 省政协机关公文的签发，按领导职责分工进行。一般为：
(一)以委员会名义发出的重要公文，由主席或分管副主席签发。
(二)以中共政协江苏省委员会党组名义发出的公文，由党组书记或副书记签发。
(三)主席会议、常务委员会议讨论通过的报送省委、省政府的建议案由秘书长签发。
(四)以办公厅文件的形式向省委、省政府有关主管部门报送的建议由秘书长或副秘书长签发 。
(五)以办公厅文件的形式向委员发送的有关会议决定、通知等由秘书长或副秘书长签发。
(六)办公厅报送省委、省政府的有关报告、请示等由秘书长、副秘书长或办公厅分管领导签 发。
(七)办公厅制发的有关通知、规章、函件等，根据领导职责分工签发。
第二十六条 经领导签发的文稿，由秘书处专人负责对文种的使用、格式规范、行文关系、 签发范围等复核无误后，进行统一编号、登记、印刷。
第二十七条 草拟、修改、审批和签发公文，应当使用钢笔，不得使用圆珠笔或铅笔。
第二十八条 文稿印成之后，由拟稿部门按签发的份数到机要室盖章并负责装订，再次核对无误后，根据行文对象封装，写明发送单位交秘书处统一寄发。外发分文必须进行登记。公文发出后，发现错误，应当及时纠正。
第二十九条 秘书处要认真做好公文的催办、查办、反馈工作。定期向主管 领导报告公文办理情况及存在问题。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第三十条 公文办理完毕，应当按照省政协机关档案管理工作的有关规定，由承办部门及时将公文的定稿、正本和有关材料(包括音像资料)收集齐全，立卷归档。
第三十一条 公文立卷，应当根据其特征、相互联系、保管期限分类整理， 要保证档案资料齐全、完整，能准确地反映本部门的重要工作情况，便于查找和利用。案卷标题应当准确反映卷内公文的作者、内容和文种。
第三十二条 已立卷的公文，必须定期归档。每年6月底以前，各部门将上年的公文立卷并 确定保管期限，按规定移交秘书处档案室。没有存档价值和存查必要的公文，经专职档案人员鉴别和主管领导批准，实行定期销毁。任何部门和个人不得保存应归档的公文。
第三十三条 销毁秘密公文，要进行登记，并有2人监销，保证不丢失、不漏销。
第七章 附 则
第三十四条 本《规定》2002年8月修订实施。解释权在办公厅秘书处。
附件：公文格式式样4种。
